Regulamin udzielania zamówień publicznych

1.  Cel, zakres i przedmiot

1.1. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Mińsku Mazowieckim z uwagi na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej jest zamawiającym sektorowym w myśl art. 5 ust.1 pkt.2) ustawy z dnia 22 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019, z 2020r. poz. 288, 875, 1492, 1517, 2275).

1.2. Niniejszy dokument opracowany został w celu uregulowania sposobu postępowania Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Mińsku Mazowieckim przy udzielaniu zamówień publicznych do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 22 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019, z 2020r. poz. 288, 875, 1492, 1517, 2275).

1.3. Regulamin udzielania zamówień publicznych stosuje się do udzielania przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Mińsku Mazowieckim jako zamawiającego:

a)    sektorowego zamówień sektorowych o wartości nieprzekraczającej progów unijnych wskazanych przez ustawę z dnia 22 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019, z 2020r. poz. 288, 875, 1492, 1517, 2275),

b)    publicznego zamówień klasycznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000,00 zł.

2.    Pojęcia i definicje

2.1. Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

a)    JRP – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną PWiK o nazwie: Jednostka Realizująca Projekty,

b) kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Prezesa Zarządu PWiK lub osobę działającą na podstawie jego upoważnienia, uprawnioną do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

c) komórce wnioskującej – należy przez to rozumień jednostkę organizacyjną lub samodzielne stanowiska pracy w PWiK wnioskujące o dokonanie zamówienia,

d) PWiK — rozumie się przez to Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Mińsku Mazowieckim,

e)   Regulaminie — rozumie się przez to niniejszy dokument, tj. Regulamin udzielania zamówień publicznych,

f)   SWZ – należy przez to rozumieć specyfikację warunków zamówienia lub inny przekazywany Wykonawcom dokument, w którym Zamawiający określa zasady i warunki udzielenia Zamówienia,

g)   środkach komunikacji elektronicznej – należy przez to rozumieć rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi,

h)     ustawie lub Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 22 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019, z 2020r. poz. 288, 875, 1492, 1517, 2275),

i) Zamawiającym – należy przez to rozumieć Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Mińsku Mazowieckim,

j)  zamówieniu – należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, czyli umowę odpłatną zawieraną między Zamawiającym a Wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez Zmawiającego od wybranego Wykonawcy robót budowalnych, dostawa lub usług.

 

2.2. Użytym w Regulaminie pojęciom niezdefiniowane w pkt. 2.1. Regulaminu należy przypisywać znaczenie zgodnie z definicjami zawartymi w art. 7 Pzp.

2.3. Termin oznaczony w godzinach rozpoczyna się z początkiem pierwszej godziny i kończy z upływem ostatniej godziny. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w godzinach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu godziny, w której to zdarzenie nastąpiło. Termin obejmujący dwa lub więcej dni zawiera co najmniej dwa dni robocze.

2.4. Dniem roboczym nie jest dzień uznany ustawowo za wolny od pracy oraz sobota.

3.      Zasady ogólne

3.1.  Zasady udzielania zamówienia

3.1.1.   Przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia należy przestrzegać zasady racjonalnego gospodarowania środkami, w tym zasady wydatkowania środków w sposób:

a)    celowy,

b)    oszczędny,

c)    umożliwiający terminową realizację zadań.

3.1.2.Udzielając zamówienia należy stosować zasadę optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

3.1.3.Zamówienia należy przygotować i przeprowadzić w sposób:

a)    zapewniający uczciwą konkurencję,

b)    zapewniający równe traktowanie wykonawców,

c)    przejrzysty,

d)    proporcjonalny.

3.1.4. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

3.1.5.   Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, z ograniczeniami w jawności postępowania wynikającymi z zapisów Regulaminu, art. 18 Pzp, innych przepisów prawa.

3.1.6.Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w Regulaminie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej i w języku polskim. 

3.2. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich

3.2.1.   Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są z uwzględnieniem wydanych przez właściwe w tym zakresie podmioty wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

3.2.2.   Przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia należy określić, czy wydatek poniesiony w ramach realizacji zamówienia będzie objęty programem współfinansowanym ze środków europejskich i w przypadku, gdy będzie miało to miejsce, postępowania o udzielenie takiego zamówienia należy przeprowadzić z uwzględnieniem zapisów pkt. 8.

3.3.  Podmioty wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia

3.3.1.   Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego.

3.3.2.   Komórką organizacyjną w PWiK zajmującą się przygotowaniem i prowadzeniem zamówienia bez względu na wartość zamówienia jest JRP.

3.3.3.    Kierownik działu JRP oraz wyznaczeni pracownicy tego działu prowadzą postępowania w zakresie zamówienia według zasad określonych niniejszym Regulaminem i przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

3.3.4.   Jednorazowych zamówień do wysokości nieprzekraczającej kwoty 2.000,00 zł netto, mogą dokonywać kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych bądź osoby mające samodzielne stanowiska pracy w PWiK na zasadach określonych w pkt. 3.3.5.-3.3.7.

3.3.5.   Uprawnienia, o których mowa w pkt. 3.3.4. dotyczą następujących potrzeb zakupowych lub usługowych podmiotów tam wskazanych:

a)    bieżące funkcjonowanie,

b)    pilna potrzeba (konieczność),

c)    wyjątkowa sytuacja, której nie można było przewidzieć np. awaria.

3.3.6.   Dokonanie zamówień, o których mowa w pkt. 3.3.4. wymaga uzyskania zgody kierownika zamawiającego.  

3.3.7.   Zasady zakazu dzielenia zamówienia na części i zapisy pkt. 3.1.1. stosuje się odpowiednio w zakresie spraw wskazanych w pkt. 3.3.4.

3.4.  Odpowiedzialność

3.4.1 Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są kierownicy komórek wnioskujących o udzielenie zamówienia oraz inni pracownicy w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

3.4.2.   Kierownik JRP odpowiada za zgodne z niniejszym Regulaminem i przepisami obowiązującego prawa przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w zakresie udzielenia zamówienia i sprawuje pieczę nad przestrzeganiem zapisów niniejszego Regulaminu i przepisów Pzp. 

3.5. Polityka zakupowa Zamawiającego

3.5.1.   Zamawiający sporządza plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewiduje przeprowadzić w wyznaczonym zakresie czasowym.

3.5.2.   Plany postępowań przygotowywane są z uwzględnieniem obowiązujących Zamawiającego wieloletnich i rocznych planów inwestycyjnych.

3.5.3.   Plany postępowań publikowane są na stronie internetowej Zamawiającego. 

4.      Szacowanie wartości zamówienia

4.1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia jednostka organizacyjna PWiK, która zamierza wnioskować do kierownika Zamawiającego o przeprowadzenie postępowania o zamówienie szacuje wartość zamówienia.

4.2. Szacowanie wartości zamówienia ma na celu między innymi ustalenie:

a)    czy realizacja zamówienia ma pokrycie w rocznych planach PWiK,

b)    czy istnieje obowiązek stosowania zapisów Pzp,

c)    trybu postępowania w zakresie udzielenia zamówienia.

4.3. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

4.4. Szacowanie wartości zamówienia przeprowadzone musi być z uwzględnieniem zasad określonych w art. 28-33 Pzp.

4.5. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie art. 34 Pzp, a zamówienia na dostaw lub usługi z uwzględnieniem art. 35 Pzp.

4.6. Przy określeniu czasu szacowania zamówienia uwzględnia się art. 36 Pzp.

4.7. Szacowanie zamówienia jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu.

4.8. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia skutkujące zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia bierze się pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek (tożsamości):

a)    usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa),

b)    możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),

c)    możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).

4.9. Jeżeli po ustaleniu szacunkowej wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, przed wszczęciem postępowania dokonuje się aktualizacji wartości zamówienia.

4.10.             Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Wzór notatki z oszacowania wartości zamówienia stanowi Załącznik Nr 01.

4.11.             Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

a)    zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców wraz z odpowiedziami cenowymi wykonawców,

b)    wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),

c)    kopie ofert lub umów z innych postępowaniach (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia,

d)    kosztorys inwestorski. 

5.      Zamawiający i wykonawcy

5.1. Zamawiający

5.1.1.   Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia.

5.1.2.   Zamawiający może wspólnie z innym podmiotem zewnętrznymi przygotować lub przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia zawierając w tym zakresie porozumienie.

5.1.3.   Kierownik Zamawiającego do przygotowania i przeprowadzenia konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia wyznacza pracownika lub może powołać komisję przetargową, która będzie zespołem pomocniczym powołanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania.

5.1.4.   Wyznaczony pracownik lub komisja przetargowa w szczególności przedstawiają kierownikowi zamawiającego wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

5.1.5.   Skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określony zostaje przez kierownika zamawiającego.

5.1.6.   Kierownik zamawiającego, członek komisji przetargowej oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające zamówienia podlegają wyłączeniu z dokonywania tych czynności, jeżeli po ich stronie występuje konflikt interesów. Przepisy art. 56 Pzp stosuje się tu odpowiednio.

5.2. Wykonawcy

5.2.1.   O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

a)    nie podlegają wykluczeniu,

b)    spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego, o ile zostały one określone przez Zamawiającego.

5.2.2.   Zamawiający może wykluczyć wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli zachodzą okoliczności uzasadniające wykluczenie.

5.2.3.   Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

5.2.4.   Zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawcę o wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

5.2.5.   W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający może żądać od wykonawców oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania i wyznaczać termin do ich złożenia.

5.2.6.   Zamawiający może żądać od wykonawców oświadczeń lub dokumentów potwierdzających między innymi:

a)  spełnienie wymagań określonych przez Zamawiającego, w tym spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego,

b)  brak podstaw wykluczenia.

5.2.7.   Wykonawca zobowiązany jest wykazać spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez PWiK

5.2.8.   Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeni zostają wykonawcy:

a)  w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono,

b)  którzy nie wnieśli wadium, w przypadku żądania przez PWiK jego wniesienia, do upływu terminu składania ofert, w tym również na przedłużony okres związania ofertą, lub nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą;

c)  którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania,

d)  którzy nie wykazali spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

5.2.9.   Z postępowania o udzielenie zamówienia PWiK może również wykluczyć wykonawców:

a)     z którymi PWiK rozwiązała albo wypowiedziała umowę w sprawie zamówienia lub odstąpiła od umowy w sprawie zamówienia, z powodu okoliczności, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie umowy lub odstąpienie od umowy nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania,

b)    którzy w okresie ostatnich 12 miesięcy przed wszczęciem postępowania, realizując zamówienia dla PWIK, nie uzyskali pozytywnej oceny wykonania zamówienia,

c)    którzy po wyborze ich oferty, jako oferty najkorzystniejszej, odmówili zawarcia umowy z PWiK, jeżeli odmowa zawarcia umowy nastąpiła w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania,

5.2.10.   Zamawiający może wykluczyć wykonawców z postępowania o udzielenie zamówienia z przesłanek innych niż określone w pkt. 5.2.9 i 5.2.10. W takim przypadku informacja o ich zastosowaniu zostanie zawarta w ogłoszeniu o zamówieniu i SWZ

5.2.11.   Równocześnie z wynikami postępowania PWiK zawiadamia wykonawców, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie wykluczenia.

5.2.12.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

5.2.13.   W przypadku sytuacji wskazanej w pkt. 5.2.12. stosuje się przepisy art. 58-60 Pzp.

5.3. Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami

5.3.1.   Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z zastrzeżeniem pkt. 5.3.2., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

5.3.2.   W przypadku odstąpienia przez zamawiającego od użycia środków komunikacji elektronicznej komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia w zakresie wskazanym w pkt. 5.3.1., prowadzona jest zgodnie z wyborem Zamawiającego, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041), osobiście lub za pośrednictwem posłańca. 

5.4. Dokumentowanie przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia

5.4.1.   Zamawiający dokumentuje przebieg postępowania o udzielenie zamówienia sporządza w jego toku protokół postępowania.

5.4.2.   Protokołu może nie być sporządzony w przypadku wyboru Wykonawcy bez przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na zasadach określonych tym Regulaminem.

5.4.3.   Protokół postępowania zawiera co najmniej:

a)    wskazanie przedmiotu i wartości zamówienia,

b)    informacje o trybie udzielenia zamówienia,

c)    informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane,

d)    wykaz ofert, które wpłynęły wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego,

e)    powody unieważnienia postępowania,

f)     imię i nazwisko albo nazwę wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza,

g)    datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego.

5.4.4.   Załącznikiem do protokołu są oferty, opinie biegłych, oświadczenia, wnioski oraz inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców w toku postępowania.

6.      Wszczęcie postępowania w zakresie udzielenia zamówienia

6.1.         Procedura udzielenia zamówienia wszczynana jest na wniosek komórki wnioskującej.

6.2.         Wniosek, o którym mowa w pkt. 6.1. powinien zawierać w szczególności:

a)    opis przedmiotu zamówienia,

b)    informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia,

c)    szacunkową wartość zamówienia,

d)    określenie terminu, w którym zamówienie powinno być zrealizowane,

e)    proponowany sposób wyboru wykonawcy.

a)     Wzór wniosku o wszczęcie zamówienia zawiera Załącznik Nr 02 – Wniosek o wszczęcie zamówienia publicznego.

6.3. Wniosek o wszczęcie zamówienia podlega zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego.

6.4. Po zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego wniosek trafia do realizacji do komórki realizującej zamówienie (JRP).

6.5. JRP, jako komórka organizacyjna Zamawiającego powołana do przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień, określa tryb prowadzenia konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia biorąc pod uwagę w szczególności: rodzaj zamówienia, jego wartość, znaczenie terminu realizacji zamówienia dla płynności prowadzenia działalności Zamawiającego, propozycję komórki wnioskujące w przedmiotowym zakresie, możliwość objęcia zamówienia współfinansowaniem ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

6.6. Po zaakceptowaniu przez kierownika zamawiającego trybu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia następuje jego wszczęcie.

6.7. Ogłoszenie o udzielenie zamówienia upublicznia się lub kieruje do ograniczonego kręgu wykonawców, w zależności od wybranego trybu postępowania.

7.      Tryby prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia

7.1. Informacje ogólne

7.1.1.      Zamawiający przy dokonywaniu zamówienia może zastosować jeden z poniższych trybów udzielenia zamówienia:

a)                   rozeznanie rynku

b)                   zapytanie ofertowe,

c)                    negocjacje z ogłoszeniem,

d)                   negocjacje bez ogłoszenia,

e)                   przetarg ograniczony,

f)                     przetarg nieograniczony,

g)                   zamówienie z wolnej ręki.

7.2. Rozeznanie rynku

7.2.1.   Rozeznanie rynku to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamówienia udziela się po dokonaniu analizy rynku (rozeznania rynku) bez upublicznienia ogłoszenia o zamówieniu.

7.2.2.   Wykonawca wyłaniany jest poprzez dokonanie rozeznania rynku, które ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa.

7.2.3.   Tryb rozeznania rynku może być stosowany w szczególności w przypadku zamówień związanych z:

a)    bieżącym sprawnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa Zamawiającego,

b)    pilną potrzebą (koniecznością) udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć i koniecznym stało się zrealizowanie zamówienia w najkrótszym możliwym terminie,

c)    wyjątkową sytuacją niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć (np. katastrofa, awaria),

7.2.4.   Wybór wykonawcy realizującego zamówienie potwierdzony powinien być dokumentami stwierdzającymi spełnienie celu, o którym mowa w pkt. 7.2.2.

7.2.5.   Rozeznanie rynku wymaga potwierdzenia dokumentami, że dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej.

7.2.6.   Dokumentami potwierdzającymi rozeznanie rynku to w szczególności:

a)    zapytania ofertowe skierowane do 3 potencjalnych wykonawców,

b)    wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców.

7.2.7.   Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe, oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy.

7.2.8.   Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, osoba prowadząca postępowanie o udzielenie zamówienia wykazuje okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku.

7.2.9.   W przypadku zamówień do 20 tys. złotych sporządzenie protokołu i zawarcie umowy w formie pisemnej nie jest obligatoryjne.

7.2.10.                Przepisy dotyczące wadium określone w pkt. 10 stosuje się odpowiednio

7.2.11.                W przypadku, gdy zamówienie będzie współfinansowane ze środków europejskich do rozeznania rynku stosuje się zapisy pkt. 8.

 

7.3. Zapytanie ofertowe

7.3.1.   Zapytanie ofertowe to tryb udzielenia zamówienia, w którym po ogłoszeniu lub zaproszeniu do postępowania, wykonawcy składają oferty.

7.3.2.   Po złożeniu ofert PWiK przeprowadza z wybranymi przez siebie wykonawcami negocjacje (z jednym lub ze wszystkimi), a po zakończeniu negocjacji zaprasza do składania ofert ostatecznych i spośród nich wybiera najkorzystniejszą ofertę.

7.3.3.   Tryb zapytania ofertowego może być przeprowadzony z pominięciem etapu negocjacji. W tym przypadku oferty wstępne stają się ofertami ostatecznymi a zapisy pkt 7.3.7 oraz 7.3.8. nie stosuje się.

7.3.4.   W ogłoszeniu lub zaproszeniu zamieszcza się co najmniej:

a)           nazwę (firmę) i adres Spółki;

b)           opis przedmiotu zamówienia;

c)            warunki udziału w postępowaniu;

d)           miejsce oraz termin składania ofert

7.3.5.   Zapytanie ofertowe, jeżeli PWiK wybiera formę zaproszenia, kieruje się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub drogą pisemną do nie mniej niż 3 wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, o ile na rynku istniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia.

7.3.6.   Zapytanie ofertowe upublicznia się, jeżeli PWiK wybiera formę ogłoszenia, zamieszcza się co najmniej na stronie internetowej PWiK. Spółka może dodatkowo zaprosić wybranych przez siebie Wykonawców spośród tych, którzy funkcjonują na rynku jako Wykonawcy o określonej jakości.

7.3.7.   PWiK prowadzi negocjacje do momentu, gdy jest w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez wykonawców, rozwiązanie lub rozwiązania najbardziej spełniające jego potrzeby oraz oczekiwania ekonomiczne.

7.3.8.   PWiK po zakończeniu negocjacji wzywa do złożenia ofert ostatecznych. Oferta ostateczna nie może być mniej korzystna od oferty wstępnej, pod rygorem odrzucenia.

7.3.9.   W przypadku zamówień do 20 tys. złotych sporządzenie protokołu i zawarcie umowy w formie pisemnej nie jest obligatoryjne

7.3.10.                Przepisy dotyczące wadium określone w pkt. 10 stosuje się odpowiednio.

 

7.4. Negocjacje z ogłoszeniem

7.4.1.   Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert wstępnych, ofert składanych na etapie negocjacji, po zakończeniu których zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych.

7.4.2.   Zamawiający może udzielić zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez negocjacji, o ile wskaże w ogłoszeniu o zamówieniu, że zastrzega sobie taką możliwość.

7.4.3.   PWiK wszczyna postępowanie w trybie negocjacji, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej.

7.4.4.                   W ogłoszeniu zamieszcza się co najmniej:

a)  nazwę (firmę) i adres PWiK,

b) określenie przedmiotu zamówienia,

c)  warunki udziału w postępowaniu,

d)  miejsce oraz termin składania wniosków,

e)  liczbę wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji, jeżeli zamierza się ograniczyć liczbę wykonawców.

7.4.5.   Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w trybie negocjacji nie może być krótszy niż 3 dni od dnia ogłoszenia.

7.4.6.   Spółka zaprasza do negocjacji wszystkich chętnych wykonawców, a jeżeli ograniczono ich liczbę w ogłoszeniu, to tylko tych, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 2 z zastrzeżeniem, że PWiK zawsze może dodatkowo zaprosić wybranych przez siebie wykonawców spośród tych, którzy funkcjonują na rynku jako Wykonawcy o określonej jakości, w dowolnej liczbie, niezależnie od określonej w ogłoszeniu.

7.4.7.   Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest większa niż określona w ogłoszeniu, Spółka zaprasza do składania ofert wykonawców wyłonionych w sposób obiektywny i niedyskryminacyjny.

7.4.8.   Wykonawcę niezaproszonego do składania ofert traktuje się jak wykluczonego z postępowania o udzielenie zamówienia.

7.4.9.   Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest mniejsza niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu, Spółka zaprasza do negocjacji wszystkich wykonawców spełniających te warunki.

7.4.10.                Spółka prowadzi negocjacje do momentu, gdy jest w stanie wybrać, w wyniku porównania ofert proponowanych przez wykonawców, ofertę lub oferty najbardziej odpowiadające jej potrzebom.

7.4.11.                Spółka może przed zaproszeniem do składania ofert dokonać zmiany wymagań będących przedmiotem negocjacji.

7.4.12.                Spółka wyznacza termin składania ofert nie krótszy niż 3 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

7.4.13.                Przepisy dotyczące wadium określone w pkt. 10 stosuje się odpowiednio.

7.5. Negocjacje bez ogłoszeniem

7.5.1.   Negocjacje bez ogłoszenia to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert.

7.5.2.   Informacja o zamiarze udzielenia zamówienia, określająca min. przedmiot zamówienia, kryteria oceny ofert wstępnych, termin składania ofert, publikowana jest na stronie internetowej zamawiającego.

7.5.3.   Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

a)   w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;

b)   przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;

c)   ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo negocjacji z ogłoszeniem.

7.5.4.               Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie negocjacji, przekazując wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenie do negocjacji.

7.5.5.               Zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia zawiera co najmniej:

a)  nazwę (firmę) i adres zamawiającego;

b)  określenie przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych;

c)  informację o możliwości złożenia oferty wariantowej;

d)  termin wykonania zamówienia;

e)  opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

f) określenie trybu zamówienia i podstawy prawnej jego zastosowania oraz informację, iż postępowanie jest prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania zamówień sektorowych;

g)  kryteria oceny ofert i ich znaczenie;

h)  miejsce i termin negocjacji wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 3.

7.5.6.   Zamawiający zaprasza do negocjacji wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 3.

7.5.7.   W przypadku, o którym mowa w pkt. 7.5.3. lit a), zamawiający zaprasza do negocjacji co najmniej tych wykonawców, którzy złożyli oferty w przetargu nieograniczonym, przetargu ograniczonym albo negocjacjach z ogłoszeniem. Zapis pkt. 7.5.6. stosuje się.

7.5.8.   Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty.

7.5.9.   Zapraszając do składania ofert zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium. Przepisy dotyczące wadium określone w pkt. 10 stosuje się odpowiednio.

7.5.10.            Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje specyfikację warunków zamówienia.

7.5.11.            Do negocjacji bez ogłoszenia pkt. 7.4.9.-7.4.12. stosuje się odpowiednio.

7.6. Przetarg ograniczony

7.6.1.   Przetarg to tryb udzielenia zamówienia, w którym, w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a oferty mogą składać wyłącznie wykonawcy zaproszeni do składania ofert.

7.6.2.   PWiK wszczyna postępowanie w trybie przetargu ograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej.

7.6.3.   W ogłoszeniu zamieszcza się co najmniej:

a)  nazwę (firmę) i adres PWiK;

b)  określenie przedmiotu zamówienia;

c)  warunki udziału w postępowaniu;

d)  miejsce oraz termin składania wniosków lub ofert;

e)  liczbę wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, jeżeli składanie ofert poprzedzone jest wnioskiem o dopuszczenie;

f)    opis obiektywnego i niedyskryminacyjnego sposobu dokonywania wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, gdy liczba wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu.

7.6.4.   PWiK zaprasza do składania ofert wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 2.

7.6.5.   Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest większa niż określona w ogłoszeniu, PWiK zaprasza do składania ofert wykonawców wyłonionych w sposób obiektywny i niedyskryminacyjny.

7.6.6.   Wykonawcę niezaproszonego do składania ofert traktuje się jak wykluczonego z postępowania o udzielenie zamówienia.

7.6.7.   Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest mniejsza niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu, PWiK zaprasza do składania ofert wszystkich wykonawców spełniających te warunki.

7.6.8.   Tryb przetargu może być przeprowadzony z pominięciem etapu składania wniosków. W tym przypadku oferty mogą składać wszyscy wykonawcy.

7.6.9.   Termin składania wniosków lub ofert nie może być krótszy niż 3 dni od dnia ogłoszenia.

7.6.10.                Przepisy dotyczące wadium określone w pkt. 10 stosuje się odpowiednio

7.7.               Przetarg nieograniczony

7.7.1.   Przetarg nieograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.

7.7.2.   Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowe.

7.7.3.   Ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w pkt. 7.7.2. zawiera co najmniej:

a)  nazwę(firmę) i adres zamawiającego;

b)  wskazanie trybu zamówienia;

c)  specyfikację warunków zamówienia;

d)  opis przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia;

e)  termin wykonania zamówienia;

f)   informację na temat wadium;

g)  kryteria oceny ofert i ich znaczenie;

h)  miejsce i termin składania ofert

7.7.4.   Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni roboczych dla dostaw i usług oraz, nie krótszy niż 14 dni dla robót budowlanych od dnia ogłoszenia.

7.7.5.   Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków, również te dokumenty.

7.7.6.   Przepisy o wadium stosuje się odpowiednio.

7.8.      Zamówienie z wolnej ręki

7.8.1.               Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.

7.8.2.               Informacja o zamiarze udzielenia zamówienia, określająca min. przedmiot zamówienia, kryteria oceny ofert wstępnych, termin składania ofert, publikowana jest na stronie internetowej zamawiającego.

7.8.3.               Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w szczególności, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:

a)         z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze.

b)         z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,

c)         w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;

2)   ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia;

3)   w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia, z których co najmniej jedno prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo nie zostały złożone żadnej ważnej oferty,

4)   w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych, jeżeli takie zamówienie było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z jego przedmiotem oraz całkowita wartość tego zamówienia została uwzględniona przy obliczaniu jego wartości;

5)   w przypadku udzielenia dotychczasowemu wykonawcy zamówienia podstawowego, zamówienia na dodatkowe dostawy, których celem jest częściowa wymiana dostarczonych produktów lub instalacji albo zwiększenie bieżących dostaw lub rozbudowa istniejących instalacji, jeżeli zmiana wykonawcy zobowiązywałaby zamawiającego do nabywania materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu tych produktów lub instalacji;

6)   możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu albo postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym;

7.8.4.               Najpóźniej z zawarciem umowy wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający może żądać dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków.

7.8.5.               Przepis o wadium stosuje się odpowiednio.

  

8.    Tryb postępowania dla zamówień finansowanych ze środków funduszy europejskich

8.1.         Informacje ogólne

8.1.1.   W przypadku gdy zamówienie ma być lub może być finansowane ze środków funduszy europejskich należy każdorazowo przy wszczynaniu i prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia stosować właściwe ze względu na okres prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia Wytyczne wydawane przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności.

8.1.2.   Do oceny kwalifikowalności wydatków stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku, z zastrzeżeniem pkt. 8.1.3.

8.1.3.   Do oceny prawidłowości umów zawartych w ramach realizacji projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań, stosuje się Wytyczne obowiązujące w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem umowy. Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją ogłoszenia o zamówieniu lub zapytania ofertowego. Warunkiem jest udokumentowanie publikacji przez PWiK.

8.1.4.   Każda wersja wytycznych jest stosowana od daty wskazanej w komunikacie ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej „Monitor Polski”.

8.1.5.   W przypadku gdy zamówienie ma być lub może być finansowane ze środków europejskich należy stosować zasadę rozeznania rynku bądź zasadę konkurencyjności.

8.1.6.   Podstawowe zasady w zakresie zasad wskazanych w pkt. 8.1.5. określone są w pkt. 8.2 i 8.3.

8.2.         Rozeznanie rynku.

8.2.1.   Rozeznania rynku dokonuje się w przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

8.2.2.   Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa.

8.2.3.   W przypadku zamówień realizowanych w oparciu o rozeznanie rynku do  wartości od 20 tys. do 50 tys. PLN netto zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą nie jest wymagane. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

8.3.      Zasada konkurencyjności

8.3.1.   Udzielenie zamówienia współfinansowanego ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych o wartości szacunkowej przekraczającej 50 tys. PLN netto następuje w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie zasady konkurencyjności określonej w wytycznych określających zasady udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich.

8.3.2.   Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia są formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.

8.3.3.   Termin na złożenie oferty wynosi co najmniej 7 dni w przypadku dostaw i usług, co najmniej 14 dni – w przypadku robót budowlanych. Bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

8.3.4.   W celu spełnienia zasady konkurencyjności należy:

a)  upublicznić zapytanie ofertowe

b)  wybrać najkorzystniejszą ofertę zgodną z opisem przedmiotu zamówienia, złożoną przez wykonawcę spełniającego warunki udziału w postępowaniu w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny.

8.3.5.   Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu.

8.3.6.   Upublicznienie zapytania ofertowego polega na jego umieszczeniu w bazie konkurencyjności, a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego – na umieszczeniu tego zapytania na stronie internetowej wskazanej przez instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie.

8.3.7.   W przypadku, gdy zamawiający rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, powinien upublicznić zapytanie ofertowe na stronie internetowej wskazanej przez instytucję ogłaszającą nabór wniosków o dofinansowanie projektu, tj. w bazie konkurencyjności.

8.3.8.   Baza konkurencyjności, tj. strona internetowa wskazana w komunikacie ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, przeznaczona do umieszczania zapytań ofertowych posiada następujący adres:

 https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/) 

9.    Czynności dokonywane przed publikacją ogłoszenia o postępowaniu

9.1.       Opis przedmiotu zamówienia

9.1.1.         Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

9.1.2.         Zamawiający opisując przedmiotu zamówienia sugeruje się zasadami określonymi w art. 99-103 Pzp. 

9.2.       Specyfikacja warunków zamówienia (SWZ)

9.2.1.         Specyfikację warunków zamówienia zawiera co najmniej:

a)  opis przedmiotu zamówienia;

b)  termin wykonania zamówienia;

c)   warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;

d)  wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;

e)  termin składania i otwarcia ofert.

9.2.2.         Zamawiający sporządzając SWZ sugeruje się zasadami zawartymi w art. 281 Pzp.

9.2.3.         Specyfikacja warunków zamówienia zostaje udostępniona przy ogłoszeniu postępowania.

9.2.4.         Wykonawca może zwrócić się do PWiK o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia. Spółka jest obowiązania udzielić wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni robocze przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła na mniej niż 3 dni robocze przed terminem składania ofert, PWiK nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień. Zamawiający może przesunąć termin składania ofert o czas niezbędny do udzielenia wyjaśnień.

9.2.5.         Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść specyfikacji warunków zamówienia. Dokonaną w ten sposób modyfikację przekazuje się niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikacje warunków zamówienia.

9.2.6.         Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści warunków zamówienia. O przedłużeniu terminu składania ofert zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich wykonawców, którym przekazano specyfikacje warunków zamówienia. 

 

10.    Wadium

10.1.   PWiK może żądać od wykonawców wniesienia wadium w wysokości nie większej niż 3 % wartości zamówienia.

10.2.   Wykonawcy wnoszą wadium nie później niż w terminie składania ofert.

10.3.   Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

a)        pieniądzu,

b)        gwarancjach bankowych,

c)        gwarancjach ubezpieczeniowych.

10.4. Wadium wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Spółkę.

 

11.   Składanie ofert

11.1. Wykonawca może złożyć, pod rygorem nieważności, tylko jedną ofertę.

11.2. Treść oferty musi być zgodna z wymaganiami zamawiającego określonymi w dokumentach zamówienia.

11.3. Oferta może być złożona tylko do upływu terminu składania ofert.

11.4. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę z tym, że oferty złożonej po terminie nie rozpatruje się.

12.   Otwarcie ofert

12.1. Zamawiający zapewnia, aby z zawartością ofert nie można było zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia.

12.2. Otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

12.3. Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.

12.4. Zamawiający informuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

12.5. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

12.6. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte oraz o cenach lub kosztach zawartych w ofertach

 

13. Badanie i ocena ofert

13.1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

13.2. W tekście oferty Zamawiający poprawia:

a)   oczywiste omyłki pisarskie,

b)  oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

c)   inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.

13.3.  O dokonanych poprawkach wskazanych w pkt. 13.2. zamawiający niezwłocznie zawiadamia wykonawcę, którego oferta została poprawiona. W przypadku, o którym mowa w pkt 13.2. lit. c), zamawiający wyznacza wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie sposobu jej poprawienia. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki

13.4. Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych oświadczeń lub dokumentów, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane oświadczenia i dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa wzywa się do ich wyjaśnienia lub złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

13.5. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.

13.6. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy.

13.7. Odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.

13.8. Odrzuceniu podlega oferta wykonawcy, jeżeli:

a)    jej treść nie odpowiada treści warunków zamówienia,

b)    jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

c)    jest nieważna na podstawie prawa.

 

14.  Wybór najkorzystniejszej oferty

14.1   PWiK wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia.

14.2   Najkorzystniejsza oferta to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem.

14.3   Ofertę najkorzystniejszą wybiera się na podstawie kryteriów oceny ofert.

14.4   Zamawiający opisuje kryteria oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały.

14.5   Kryteriami oceny ofert mogą być cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np.:

a)     jakość,

b)     funkcjonalność,

c)      parametry techniczne,

d)     zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko,

e)     koszty eksploatacji,

f)       serwis,

g)     termin wykonania zamówienia.

14.6   Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, spośród tych ofert wybiera się ofertę z niższą ceną.

14.7   Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wzywa się wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia niezwłocznie ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

14.8   O wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadamia się wykonawców, którzy złożyli oferty ubiegając się o udzielenie zamówienia.

15.    Zakończenie postępowania

15.1   Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub – jeżeli było wymagane zabezpieczenie należytego wykonania umowy – nie wnosi tego zabezpieczenia, to PWiK może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

15.1. Postępowanie kończy podpisanie umowy lub unieważnienie postępowania.

15.2. Umowę zawiera się w terminie nie krótszym niż 2 dni robocze od wyboru oferty, chyba że Kierownik zamawiającego postanowi inaczej.

15.3. Unieważnienie postępowania następuje na podstawie decyzji Kierownika zamawiającego.

15.4. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić bez podania przyczyn.

16.   Umowy

16.1.    Umowa z wykonawcą zawierana jest w formie pisemnej.

16.2.    Umowę zawiera się na czas oznaczony.

16.3.    Do umów stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

16.4.    PWiK może żądać zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

16.5.    Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w tym również wykonania zastępczego, zapłaty zastrzeżonej w umowie sumy (kary umownej).

16.6.    Zabezpieczenie wnosi się przed zawarcie umowy, chyba że Zamawiający określi inny termin w dokumentach zamówienia.

16.7.    Zabezpieczenie może być wnoszone w następujących formach:

a)    Pieniądzu,

b)      gwarancjach bankowych,

c)       gwarancjach ubezpieczeniowych.

16.8.    Za zgodą zamawiającego możliwa jest zmiana formy zabezpieczenia w trakcie realizacji umowy.

16.9.    Zabezpieczenie ustala się w wysokości od 2% do 10% ceny oferty.

16.10. PWiK zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Spółkę za należycie wykonane z zastrzeżeniem pkt. 16.8.

16.11. Kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji nie może przekraczać 30% wysokości zabezpieczenia i jest zwracana nie później niż w 15. dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji.

16.12. W przypadku robót budowlanych wykonywanych z udziałem podwykonawców, zabezpieczenie zwracane jest w terminie 30 dni po udokumentowaniu otrzymania zapłaty przez podwykonawców.

16.13. Za nienależyte wykonanie zamówienia stosowane są wskazane w umowie kary. Nie ogranicza to odpowiedzialności wykonawcy przewidzianej na zasadach ogólnych.

17.   Środki ochrony prawnej

17.1.  Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub mógł doznać uszczerbku w trakcie czynności podjętych przez PWiK w toku postępowania.

17.2. W przypadku wątpliwości interpretacyjnych wynikających z zapisów Regulaminu Zamawiającemu przysługuje prawo wiążącej ich interpretacji.

17.3. Wyjaśnienia Zamawiającego w zakresie wskazanym w pkt. 17.2, mogą się odwoływać do zapisów Pzp.

18.   Odwołanie

18.1. Wobec podjętych czynności w toku postępowania oraz w przypadku zaniechania czynności, której wymaga Regulamin, można wnieść odwołanie do Kierownika Zamawiającego.

18.2. Odwołanie wnoszone jest w formie w jakiej prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia.

18.3. Wniesienie odwołania nie przerywa biegu postępowania.

18.4. Odwołanie wnosi się w terminie 2 dni od dnia, w którym wykonawca powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. Odwołanie uważa się za wniesione z chwilą, gdy doszło ono do Kierownika Zamawiającego w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

18.5. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie PWiK, a także zawierać żądanie, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie odwołania.

18.6. Odwołanie ostatecznie rozstrzyga Kierownik Zamawiającego.

19.   Odstąpienie od stosowania Regulaminu

19.1. Kierownik zamawiającego może ustalić z własnej inicjatywy lub na wniosek, inny sposób realizacji zamówienia niż określony w niniejszym Regulaminie.

19.2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem pkt. 19.3. i 19.4.

19.3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w pkt. 19.2. dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

19.4. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w pkt. 219.3. nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych, w przypadku gdy zamówienie będzie współfinansowane ze środków europejskich.

20.   Dokumenty związane

20.1. Ustawa z dnia z dnia 22 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019, z 2020r. poz. 288, 875, 1492, 1517, 2275) – w zakresie w jakim Regulamin odwołuje się do zapisów PZp.

20.2. Ustawa z dnia 23.04.1964 roku Kodeks cywilny (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740) – do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

21.   Załączniki

21.1. Załącznik Nr 01 – Informacja dotycząca szacowania wartości zamówienia.

21.2. Załącznik Nr 02 – Wniosek o wszczęcie zamówienia publicznego.

Klauzula informacyjna dla zamawiającego w zamówieniach publicznych (kliknij tu, aby otworzyć).

Skip to content